Webová aplikace pro zpracování a schvalování faktur pomocí AI

Výchozí situace

Schvalování přijatých faktur vyžadovalo fyzické předávání dokumentů mezi odpovědnými pracovníky. Pokud chtěl schvalovatel faktury vyřizovat mimo kancelář, například na cestách, musel si s sebou odvézt příslušné složky.

Cílem nového řešení bylo zpřístupnit doklady elektronicky a propojit jejich schvalování s navazujícím účetním zpracováním. Hlavními požadavky byly:

• umožnit zpracovat a schvalovat faktury bez papírových složek,

• zpřístupnit faktury oprávněným uživatelům odkudkoliv,

• automaticky získat potřebné údaje a umožnit jejich kontrolu a opravu,

• zajistit dvoustupňové schvalování podle rolí uživatelů,

• evidovat průběh a historii schvalování,

• kontrolovat možné duplicity,

• předat schválené faktury elektronicky do ekonomického systému ORAX.

Od papírových složek k elektronickému procesu

Navrhli jsme řešení, které pokrývá celý proces od vložení dokladu až po jeho předání k zaúčtování. Aplikace fakturu zpracuje, připraví získané údaje ke kontrole a následně ji zpřístupní určeným schvalovatelům.

Každý uživatel pracuje se stejnými elektronickými dokumenty a aktuálními informacemi o jeho stavu. Odpadá předávání papírových složek i zjišťování, u koho se faktura právě nachází. Strukturovaná data navíc umožňují automatické kontroly a další zpracování, které samotný obrázek faktury nenabízí.

Automatické načítání údajů z faktury

Fakturu lze vložit ve formátu PDF, JPG nebo PNG. Pokud PDF obsahuje elektronická data ve formátu ISDOC, aplikace je využije přímo. U ostatních dokumentů získává potřebné informace pomocí AI.

Z dokladu se načítají například:

• dodavatel a odběratel,

• číslo faktury a variabilní symbol,

• datum vystavení a splatnosti,

• bankovní a platební údaje,

• částky a DPH,

• jednotlivé položky faktury.

Získaná data aplikace zpracuje a vytvoří z nich elektronický doklad ve standardizovaném formátu ISDOC, který ověří podle příslušného schématu. Údaje jsou tak připraveny nejen k zobrazení, ale také ke kontrolám a předání do účetního systému.

Automatické rozpoznávání nemusí být vždy stoprocentní. Uživatel proto před zahájením schvalování kontroluje načtené údaje a může je opravit. Pokud se dokument automaticky zpracovat nepodaří, lze potřebné údaje zadat ručně.

Kontrola faktury před schválením

Před odesláním faktury do schvalovacího procesu aplikace ověřuje vyplnění povinných údajů, příslušnost odběratele mezi vlastní firmy a správné nastavení osob, které mají fakturu schvalovat.

Současně kontroluje, zda již nebyla stejná faktura vložena. Případné chyby nebo možné duplicity tak může uživatel vyřešit ještě před zahájením schvalování. Kontroly doplňují ruční ověření načtených údajů a pomáhají omezit předávání nesprávných podkladů do dalších kroků procesu.

Dvoustupňové schvalování

Při zpracování faktury oprávněný uživatel vybere předschvalovatele (lze vynechat) a pracovníka odpovědného za konečné schválení.

V prvním kroku fakturu zpravidla posuzuje vedoucí příslušného oddělení. Může ji:

• předschválit,

• odložit,

• zamítnout.

Po předschválení je faktura předána konečnému schvalovateli, který ji může schválit, odložit nebo zamítnout. Každý provádí pouze kroky odpovídající jeho oprávněním.

Při zamítnutí je nutné uvést důvod. Uživatelé si mohou k faktuře předávat poznámky, například pro vysvětlení nejasností nebo doplnění podkladů. Po zahájení schvalování jsou důležité účetní údaje uzamčeny, aby se během procesu dodatečně neměnily.

Schvalování odkudkoliv

Schvalovatel se přihlásí do aplikace a vidí faktury čekající na jeho rozhodnutí. Může si prohlédnout dokument i jeho údaje a fakturu schválit, odložit nebo zamítnout z kanceláře, z domova či během pracovní cesty.

Responzivní rozhraní se přizpůsobuje obrazovce počítače, tabletu i mobilního telefonu. Uživatel tak může využít čas, kdy se fakturám potřebuje věnovat, bez závislosti na dostupnosti papírových dokladů.

Přehled o stavu jednotlivých faktur

Aplikace nabízí přehledy podle aktuálního stavu. Uživatelé mohou zobrazit faktury:

• čekající na vyřízení,

• odložené,

• zamítnuté,

• schválené a dosud nezaúčtované.

Oprávnění uživatelé mohou vyhledávat schválené doklady podle dodavatele nebo variabilního symbolu, včetně již zaúčtovaných faktur. U každé faktury mají k dispozici původní dokument, poznámky a historii zpracování.

Přehledy tak slouží nejen pro každodenní vyřizování faktur, ale také pro pozdější dohledání konkrétního dokladu a informací o jeho schválení.

Historie a dohledatelnost schvalování

Systém zaznamenává jednotlivé kroky schvalování včetně uživatele a času provedení. Je tak možné zpětně zjistit, kdo a kdy fakturu předschválil, schválil nebo zamítl. Uchovávají se také jednotlivé verze souboru.

Do výsledného PDF lze doplnit značku s iniciálami schvalovatele a datem schválení. Informace o schválení je potom dostupná nejen v aplikaci, ale i přímo v dokumentu. Historie a poznámky poskytují souvislosti potřebné při zpětné kontrole průběhu zpracování.

Automatické předání do systému ORAX

Po schválení je faktura připravena k předání do podvojného účetnictví. Aplikaci jsme proto propojili s ekonomickým systémem ORAX prostřednictvím zabezpečeného API.

Systém ORAX načítá další schválené faktury včetně dat ISDOC a PDF dokumentu. Po imortu potvrdí webové aplikaci úspěšný přenos. Webová aplikace zaznamenává jak samotné předání, tak jeho potvrzení.

Díky strukturovaným datům odpadá ruční přepisování údajů i přenášení schválených dokladů mezi systémy. Elektronický proces tedy pokračuje od schválení až k navazujícímu účetnímu zpracování.

Role a oprávnění uživatelů

Uživatelé mají různé role podle své odpovědnosti v procesu:

• pracovníci pořizující faktury mohou vložit doklad, zkontrolovat a opravit načtené údaje a určit předschvalovatele i konečného schvalovatele,

• předschvalovatelé posuzují faktury v prvním stupni, typicky z pohledu svého oddělení,

• koneční schvalovatelé rozhodují o konečném schválení faktur.

Oprávnění k pořízení a kontrole faktury samo o sobě neumožňuje její předschválení ani konečné schválení. Systém každému zpřístupňuje pouze činnosti odpovídající jeho roli. Uživatelské účty, role a oprávnění spravuje administrátor aplikace.

Aplikace jako PWA

Aplikace je vytvořena jako progresivní webová aplikace (PWA). Lze ji používat v internetovém prohlížeči a na podporovaných zařízeních také nainstalovat a spouštět vlastní ikonou podobně jako běžnou aplikaci.

Schvalovatel tak má jednoduchý přístup k čekajícím fakturám i z mobilního telefonu. Nové funkce a opravy jsou dostupné po aktualizaci na serveru, bez nutnosti instalovat nové verze programu jednotlivým uživatelům.

Náklady na automatické zpracování

Použití AI přináší provozní náklady podle množství zpracovaných dat. V současném provozu stojí samotné AI zpracování přibližně 50 faktur okolo 1 USD. Konkrétní cena závisí na rozsahu a složitosti dokumentů, použitém modelu a jeho aktuálním ceníku.

Tyto náklady souvisejí s automatickým získáváním údajů, které omezuje ruční přepisování faktur. Uživatel následně údaje kontroluje, místo aby je všechny zadával od začátku.

Výsledek

Výsledkem je propojený proces od vložení faktury přes kontrolu a dvoustupňové schválení až po předání do ekonomického systému ORAX.

Schvalovatelé mohou vyřizovat faktury odkudkoliv bez převážení papírových složek. Automatické načítání a předání dat omezují ruční přepisování, zatímco přehledy a historie umožňují sledovat aktuální stav i zpětně dohledat průběh schvalování.

Kompletní realizace společnosti ORAX

Pro projekt jsme zajistili kompletní realizaci:

• analýzu původního způsobu práce a požadavků zákazníka,

• návrh procesu zpracování faktur a uživatelského rozhraní,

• vývoj klientské a serverové části aplikace a databáze,

• automatické zpracování dokumentů pomocí AI a validaci formátu ISDOC,

• dvoustupňové schvalování a řízení uživatelských oprávnění,

• zabezpečené API pro komunikaci s ekonomickým systémem ORAX,

• nasazení aplikace do provozu.

Zákazník nám popsal svůj způsob práce a problémy, které chtěl odstranit. Na jejich základě jsme navrhli technické řešení, vytvořili aplikaci a propojili ji s navazujícím ekonomickým systémem.